כך תתכננו נכון את האירוע החשוב ביותר של הארגון

כנס עסקי הוא האירוע המכונן והחשוב ביותר בכל ארגון וגולת הכותרת של כל שנת עבודה. כנס עסקי שמתוכנן היטב הוא כנס איכותי, נעים וידידותי, עשיר בתכנים אינפורמטיביים מגוונים ומפנק בכיבוד טעים ובמזון משובח.

אפשר להיעזר בחברה המתמחה בארגון כנסים ואפשר לארגן את הכנס עצמאית בסיועם של עובדים המתורגלים בתכנון כנסים ובהוצאתם אל הפועל.

אם החלטתם שהגיע הזמן לסכם את השנה ולכנס את העובדים, העמיתים, השותפים והלקוחות לכנס איכותי, יוקרתי ומעשיר, כך תעשו את זה נכון.

תכנון כנס עסקי אורך כמה חודשים

כנס עסקי איכותי הוא הפקה לכל דבר ויש להיערך אליה היטב במשך כמה חודשים. כמה חודשים? אם מדובר בכנס גדול ועתיר משתתפים, מומלץ להתחיל בתכנונו ובארגונו כחמישה חודשים לפני המועד. כנסים קטנים יותר אפשר להתחיל לתכנן חודשיים לפני המועד.

עבודה עם ספקים והתקשרות חוזית

יש לערוך רשימה של כל השירותים הנדרשים להפקה מוצלחת של הכנס ולוודא שנותני השירות פנויים במועד שנקבע. כדאי להכין את ההתקשרויות החוזיות במהירות כדי לאפשר לספקים להיערך, להתכונן ולתת שירות מיטבי. חשוב לוודא שההתקשרויות החוזיות יכללו סעיפים בנושאי ביטוח וידונו בפיצוי הולם במקרה של ביטול לא מתוכנן. בנוסף, יש לזכור כמובן להזמין תגי שם לעובדים שייצגו אותם בכנס שלכם.

בחירת מקום מתאים לכנס

מקום הכנס הוא בין הדברים הראשונים שיש לחשוב עליו, ויש להתאימו לגודל האירוע ולכמות המשתתפים בו. מקומות מומלצים לקיום כנסים הם מקומות שיש בהם מבואה גדולה להתכנסות לא פורמלית, לשיחות חולין ולהגשת הכיבוד, אודיטוריום גדול ונוח וחדר אוכל מצויד היטב להגשת הארוחה המרכזית. כדאי לארגן מראש את הסדרי החניה לנוחותם של באי הכנס או לכל הפחות לוודא שיש די מקומות חניה באזור שסמוך למקום ההתכנסות.

תוכנית הכנס וסדר ההרצאות

כדאי לגוון את תוכנית הכנס ולשלב בה הרצאות מעניינות, משעשעות ולא שגרתיות שאינן עוסקות בהכרח בנושא הכנס, וזאת כדי לשמור על ערנותם של המשתתפים ועל נכונותם להשתתף בכנס עד סופו. רצוי להגביל את ההרצאות ואת המרצים בזמן – לא יותר מרבע שעה לכל הרצאה ולסיים את תוכנית ההרצאות בפאנל מומחים שיאפשר דיון ער. חשוב להתאים את תוכנית ההרצאות ללוח ההפסקות ולזמני הארוחות ובעיקר לא להכביד ולא להעמיס על המשתתפים.

שיווק הכנס ואביזרים נלווים

שיווק הוא חלק חיוני מתכנון הכנס. שיווק נכון של הכנס יתחיל כבר ברגע קבלת ההחלטה על קיום הכנס ויבוא לידי ביטוי בהודעות לתקשורת, בעיצוב ההזמנה ובדיוור ללקוחות, לעמיתים ולקהל הרחב. שיווק הכנס נמשך גם במהלך הכנס – בעיצוב האולם, במזכרות למשתתפים, בצמידי הזיהוי של צוות העובדים, במדים שהם לובשים, בתגי הזיהוי של האורחים, ברולאפים המוצבים בכל פינה וכן בתוכנית הכנס שמחולקת בכניסה. יש לתכנן כל פרט וכל פריט בתשומת לב ובקפדנות. שיווק נכון הוא כרטיס הביקור של הארגון והוא יבטיח את הנאת המשתתפים ואת הצלחת הכנס.

צילום הכנס, פִרסומו והכנה לכנס הבא

אל תשכחו לתעד את הכנס ולצלם את ההרצאות. היעזרו לשם כך בצלמים מקצועיים. תיעוד הכנס יאפשר לכם לפרסם אותו במדיה ובאתר הארגון ויאפשר ללקוחות שלא הצליחו להגיע ליהנות מההרצאות וללמוד מהתכנים שהוצגו בו. כנס עסקי שמתוכנן היטב מוסיף יוקרה לארגון ותורם למוניטין העסקי שלו. זִכרו שהכנס הבא של הארגון תלוי בהצלחת האירוע הנוכחי, בתועלת שלו ובתרומתו למשתתפים. ושיהיה בהצלחה!