מה צריך לזכור לפני הזמנת חותמת?

כאשר אתם מזמינים חותמת, אתם צריכים לזכור שאלו אינם חותמות צעצוע.

החתימה שלכם תייצג את העסק בעיני הלקוחות והספקים. ולכן עיצוב החותמת צריך להיות רשמי ומכובד.

עיצוב יפה יוצר כבוד.

בחללי הפנים של הרשתות הגדולות והמותגים הגדולים, הושקע כסף רב בעיצוב הפנים. חללים אלו, תוכננו עד לרמה של פרטי פרטים. העיצוב שלהם הוא ממותג ומושקע. גם משפחה מכובדת שרוצה ליצור רושם על האורחים, מחפשת שלט מעוצב לבית פרטי. ולכן, האורחים המגיעים אל הבית, מתייחסים בכבוד רב אל המשפחה. לכן כאשר בעל עסק בוחר עיצוב של חותמת, הוא יחפש עיצוב רציני ומכובד.

מי החברה המייצרת את החותמת?

כאשר קונים חותמת לעסק, חשוב לשים לב היטב מי היצרן. לכן, לא מומלץ לקנות חותמות לעסק בחנויות צעצועים, אלא בחנויות של מוצרי דפוס וציוד משרדי. חנויות אלו, עובדים בדרך כלל עם היצרנים הטובים ביותר בתחום החותמות.

מה מטרת החותמת?

כאשר מתכננים את הצורה של החותמת ואת הכיתוב, צריך לזכור מהי המטרה של החותמת. בדרך כלל, מטרת החותמת תהיה לתת תוקף למסמך. אולם המטרה של חותמת הלוגו, היא ליצור מיתוג של העסק. לכן בעל העסק יצטרך להחליט האם להזמין חותמת אחת המשלבת כיתוב ולוגו, או להזמין 2 חותמות: חותמת לוגו, וחותמת עם מלל.

הכרות עם חותמות רשמיות

 באופן כללי, צורה של חותמת רשמית- היא צורה עגולה. לכן לחתימה של נוטריון, יש צורה עגולה. לכל עסק, מומלץ להזמין סט של חותמות רשמיות, שיסייעו לשמור על הסדר והארגון בבית העסק.

חותמת "נשלח"– חותמות אלו מתאימות לחתימה על נייר של הזמנה אשר נשלחה אל המזמין. מומלץ לתייק מסמך חתום בחותמת זו, בתיקייה של ההזמנות שנשלחו.

חותמת "נרשם"– לא כל רישום של לקוח חדש או הזמנה מתבצעת דרך האינטרנט. בכל ביצוע פעולת רישום, חשוב להחתים את המסמכים המתאימים בחותמת "נרשם".

חותמת "פסול"–  ישנם מוצרי מדף הנפסלים מסיבות מסוימות. לפעמים, מדפיסים בבית העסק מסמכים אשר מתגלים כלא תקינים. לכן חשוב להחזיק בבית העסק חותמת "פסול", ולהחתים מייד בעת הצורך.

חותמת "מאושר לתשלום"– ישנן הזמנות המתקבלות בבית העסק. בעל העסק מאשר למזמין לשלם, אך התשלום עדיין לא בוצע. לכן, מחתימים את נייר ההזמנה בחותמת "מאושר לתשלום". כך, יודע בעל העסק שעליו להמשיך ולקדם את העסקה.

חותמת "הוקלד"– ישנם עסקים, אשר מסיבות שונות נכתבים בהם מכתבים בכתב יד. אולם מומלץ מאוד להקליד מכתבים אלו לתוך מחשב. לכן, חשוב להחתים בחותמת "הוקלד", מכתבים שנכתבו בכתב יד, ושהוקלדו לתוך מחשב.

חותמת "נאמן למקור"– על חשבוניות ומסמכים מקוריים חשובים, מומלץ מאוד לשים חותמת "נאמן למקור".

חותמת "התקבל"– בעל העסק רוצה לדעת האם ההזמנה של הלקוח, הגיעה אליו. לכן בנוסף לרישום הממוחשב, כדאי להחתים את מסמך ההזמנה בחותמת של הסטטוס המתאים להזמנה. בחותמת "התקבל", מחתימים מסמך הזמנה שהגיעה ליעדה.